ISO9001質量系統文件的編制內容和要求，從質量系統的建造視點講，應著重幾個問題：系統文件一般應在第一階段作業完成后才正式制定，必要時也可穿插進行。假如前期作業不做，直接編制系統文件就簡單發生系統性、整體性不強，以及脫離實踐等弊端。

    除質量手冊需一致安排制定外，其它系統文件應按分工由歸口功能部門別離制定，先提出草案，再安排審閱，這樣做有利于往后文件的履行。質量系統文件的編制應結合本單位的質量功能分配進行。按所挑選的質量系統要求，逐一打開為各項質量活動，將質量功能分配落實到各功能部門。

    質量活動項目和分配可采用矩陣圖的方式表述，質量功能矩陣圖也可作為附件附于質量手冊之后。為了使所編制的質量系統文件做到和諧、一致，在編制前應制定"質量系統文件明細表",將現行的質量手冊、企業規范、規章制度、管理辦法以及記載表式搜集在一起，與質量系統要素進行比較，然后確認新編、增編或修訂質量系統文件項目。

    為了進步質量系統文件的編制功率，削減返工，在文件編制過程中要加強文件的層次間、文件與文件間的和諧。盡管如此，一套質量好的質量系統文件也要通過自上而下和自下而上的屢次重復。編制質量系統文件的關鍵是講求實效，不走方式。既要從總體上和原則上滿意ISO9000族規范，又要在辦法上和具體做法上契合本單位的實踐。